Recomendaciones para la actualización de los registros de bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio

Recomendaciones para la actualización de los registros de bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio

En esta entrada les compartimos nuestras recomendaciones para la actualización de los registros de bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (en adelante “RNBD”) de la Superintendencia de Industria y Comercio. En este texto presentamos la información general requerida por el RNBD, el calendario de actualización y algunas sugerencias puntuales. En todo caso, para quienes administran las bases de datos en las empresas y entidades públicas, recomendamos consultar el Manual de Usuario del RNBD que contiene explicaciones detalladas sobre dicho sistema y la información requerida.

A) Información requerida en por el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

De acuerdo con el artículo 25 de la Ley 1581, los artículos 2.2.2.26.1.1. y siguientes del Decreto 1074 de 2015, el capítulo 2 del Título V de la Circular Única de la SIC y el Manual de Usuario del RNBD, la información que se requiere por cada base de datos a efectos del registro en el RNBD es la siguiente.

1.      Identificación del responsable de la base de datos y datos de contacto 

2.      Identificación del(los) encargado(s) de la base de datos y datos de contacto

3.      Cantidad de titulares de la base de datos

4.      Nombre y finalidad(es) de la base de datos

5.      Forma de tratamiento de la base de datos (manual o automatizado, si es ambas debe haber dos registros) y ubicación.     

6.      Política de Tratamiento de la Información del responsable (de los encargados si está disponible). 

7.      Tipos de datos personales contenidos en la base de datos.

8.      Medidas de seguridad de la información de la base de datos.

9.      Autorizaciones y procedencia de la base de datos.

10.    Transmisión o transferencia internacional de la base de datos.

B) Calendario de actualización en el RNBD 

Tipo de cambioInformación requeridaFrecuenciaPlazo
No sustancial· Cantidad de titulares· Forma de tratamiento y ubicación.· Forma de obtención de los datos.· Cualquier otro dato que no implique un cambio sustancial.Anualmente.-> Actualmente hasta el 3 de julio de 2020 (debido al COVID-19). Normalmente es hasta el 31 de marzo.
Sustancial· Finalidad de la BD.· Encargado(s) del Tratamiento.· Los canales de atención al Titular.· Política de Tratamiento de la Información.· Tipos de datos personales almacenados en cada base de datos.· Las medidas de seguridad de la información.· La transferencia y transmisión internacional de datos personales.Si se presentan.-> Dentro de los 10 primeros días hábiles de cada mes.
Para los meses restantes del año son:
Del 1 al 14 de julio·    
Del 3 al 18 de agosto·    
Del 1 al 14 de septiembre·    
Del 1 al 15 de octubre·    
Del 3 al 17 de noviembre·    
Del 1 al 15 de diciembre
Reclamos de los titulares (por cada base de datos)· Fecha de los reclamos.· Número de reclamos.· Código del reclamo (según el listado de la SIC).Semestralmente. -> Dentro de los 15 primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto.
Plazo del 3 al 18 de agosto para actualizar la información de los casos presentados en el primer semestre de 2020
Incidentes de seguridad· Tipo de incidente· Fecha del incidente· Fecha de conocimiento· Información comprometida· Tipo de datos comprometidosCuando se presenten.-> Dentro de los 15 días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.
Creación de una nueva BD· Toda la información requerida por el RNBD.Cuando se creen.-> Dentro de los 2 meses siguientes a su creación.

C) Recomendaciones puntuales para las actualizaciones

Para efectuar las actualizaciones es indispensable contar con acceso a la cuenta de alpina en RNBD. Por lo general dicha cuenta está asociada al correo electrónico señalado en el numeral 42 del RUT de la compañía. Sin acceso a esta cuenta es imposible realizar la actualización. 

Para recuperar la clave de acceso al RNDB es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Recuperar la clave de acceso del RNBD de la organización; 2. Contar con información de la cantidad de titulares de cada una de las bases de datos; 3. La forma de tratamiento y ubicación de las bases de datos; y 4. La forma de obtención de los datos, además de cualquier otro dato que no implique un cambio sustancial.

Una vez recuperada la cuenta es importante que se pueda identificar toda la información allí registrada (pues la consulta libre en el RNBD solo da detalles básicos) con el fin de determinar el mejor curso de acción y cuál información es necesario actualizar, al contrastar  con la información recolectada. 

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